Telefon- und Webkonferenzen gehört die Zukunft

Mit wehmütigem Auge trauern viele der Zeit nach, als sie noch in Konferenzräumen bei Kaffee und Plätzchen Themen von Angesicht zu Angesicht besprochen haben. Mit Schrecken sehen sie, dass die Zukunft der Meetings darin besteht, dass sie mit einem Headset vor ihrem PC sitzen von einer Telefonkonferenz zum nächsten hetzen.

Die Zeit der Präsenzmeetings – Ein Wort, das erst geprägt wurde, seit es Telefonkonferenzen und Webmeetings gibt –  als überwiegende Besprechungsform wird vorbeigehen. So wie vor 20 Jahren in den Behörden die Zeit der Umlaufmappen – Erinnert sich noch jemand daran? – vorbeigegangen ist und E-Mails den Büroalltag erobert haben.

Jede Veränderung ist erst ein Mal mit Schreckensbildern verbunden. Dies ist normal. Denn wir können uns nicht wirklich vorstellen, dass das was anders sein soll auch wirklich besser ist – vor allem, wenn das was ist, gut ist. Jedoch spricht der Trend eher für eine elektronische Kommunikation, denn für die Beibehaltung der Präsenzmeetings:

Arbeitsplätze sind mehr und mehr über mehrere Firmenstandorte verteilt. Sich zu treffen ist aufwendig und teuer.

Weltweit agierende Unternehmen können nur elektronisch kommunizieren. Denn gerade darin liegt ja einer ihrer wesentlichen Produktionsvorteile.

Auch Mitarbeiter arbeiten mehr und mehr von zu Hause. So können Sie Arbeit und Leben besser verbinden. Ein Webmeeting ist für Sie besser als ein Präsenzmeeting zu dem sie in das Büro fahren müssen.

Und damit sind Telefonkonferenzen auch ein Beitrag zum Umweltschutz. Jede Dienstreise trägt zur Umweltverschmutzung bei. Egal, welches Verkehrsmittel man wählt. Je weniger gereist wird, umso besser für die Umwelt.

Das sind die Vorteile: Aber was ist mit den Nachteilen?

Telefonkonferenzen sind kein Ersatz für persönliche Treffen. Am Telefon sieht man sich nicht und auch die kleinen Bilder von der Webcam. Webmeetings und Viedokonferenzen sind nicht mal ansatzweise ein Ersatz für einen persönlichen Eindruck.

Telefonkonferenzen sind anstrengend. Man muss sich auf die Sprache konzentrieren – und oft erledigt man auch noch den Mailverkehr nebenher.

Die Ergebnisse sind nicht immer so gut wie in einem Präsenzmeeting. Denn es kommt oft nicht alles auf den Tisch. Man sieht nicht ob jemand verbal zustimmt und gleichzeitig durch seine Mimik zeigt, dass er nicht einverstanden ist.

Die Nachteile einer Telefonkonferenz sind aber kein Votum für ein Präsenzmeeting. Denn die Nachteile können ausgeglichen werden. Wie dies geht habe ich in meinem Buch Telefonkonferenzen erfolgreich führen beschrieben.

Es nutzt nichts Präsenzmeetings nachzutrauern. Wir müssen lernen mit dem neuen Medium die gleichen Ergebnisse zu erzielen, wie in einem Präsenzmeeting. Dazu muss sich das Kommunikationsverhalten in der Telefonkonferenz und im Webmeeting verändern. Wenn dies gelingt sind hat man gegenüber dem klassischen Präsenzmeeting auch noch einiges gewonnen.

Jedes Thema kann sofort besprochen werden. Nur einige Klicks und alle Teilnehmer sind in einer Telefonkonferenz zusammengeschaltet.

UND

Die Ergebnisse sind sofort elektronisch verfügbar. Denn die Visualisierung erfolgt elektronisch und kann sofort gespeichert und versendet werden.

Vor fünf Jahren hätte ich mir nicht vorstellen können, dass Telefonkonferenzen und Webmeetings mein Arbeitsalltag sind. Heute kann ich mir nicht vorstellen, wie ich das, was ich täglich besprechen muss, mit Präsenzmeetings tun könnte.

Cover Telefonkonferenzen erfolgreich führen

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