Telefon- und Webkonferenzen gehört die Zukunft

November 18th, 2012

Mit wehmütigem Auge trauern viele der Zeit nach, als sie noch in Konferenzräumen bei Kaffee und Plätzchen Themen von Angesicht zu Angesicht besprochen haben. Mit Schrecken sehen sie, dass die Zukunft der Meetings darin besteht, dass sie mit einem Headset vor ihrem PC sitzen von einer Telefonkonferenz zum nächsten hetzen.

Die Zeit der Präsenzmeetings – Ein Wort, das erst geprägt wurde, seit es Telefonkonferenzen und Webmeetings gibt –  als überwiegende Besprechungsform wird vorbeigehen. So wie vor 20 Jahren in den Behörden die Zeit der Umlaufmappen – Erinnert sich noch jemand daran? – vorbeigegangen ist und E-Mails den Büroalltag erobert haben.

Jede Veränderung ist erst ein Mal mit Schreckensbildern verbunden. Dies ist normal. Denn wir können uns nicht wirklich vorstellen, dass das was anders sein soll auch wirklich besser ist – vor allem, wenn das was ist, gut ist. Jedoch spricht der Trend eher für eine elektronische Kommunikation, denn für die Beibehaltung der Präsenzmeetings:

Arbeitsplätze sind mehr und mehr über mehrere Firmenstandorte verteilt. Sich zu treffen ist aufwendig und teuer.

Weltweit agierende Unternehmen können nur elektronisch kommunizieren. Denn gerade darin liegt ja einer ihrer wesentlichen Produktionsvorteile.

Auch Mitarbeiter arbeiten mehr und mehr von zu Hause. So können Sie Arbeit und Leben besser verbinden. Ein Webmeeting ist für Sie besser als ein Präsenzmeeting zu dem sie in das Büro fahren müssen.

Und damit sind Telefonkonferenzen auch ein Beitrag zum Umweltschutz. Jede Dienstreise trägt zur Umweltverschmutzung bei. Egal, welches Verkehrsmittel man wählt. Je weniger gereist wird, umso besser für die Umwelt.

Das sind die Vorteile: Aber was ist mit den Nachteilen?

Telefonkonferenzen sind kein Ersatz für persönliche Treffen. Am Telefon sieht man sich nicht und auch die kleinen Bilder von der Webcam. Webmeetings und Viedokonferenzen sind nicht mal ansatzweise ein Ersatz für einen persönlichen Eindruck.

Telefonkonferenzen sind anstrengend. Man muss sich auf die Sprache konzentrieren – und oft erledigt man auch noch den Mailverkehr nebenher.

Die Ergebnisse sind nicht immer so gut wie in einem Präsenzmeeting. Denn es kommt oft nicht alles auf den Tisch. Man sieht nicht ob jemand verbal zustimmt und gleichzeitig durch seine Mimik zeigt, dass er nicht einverstanden ist.

Die Nachteile einer Telefonkonferenz sind aber kein Votum für ein Präsenzmeeting. Denn die Nachteile können ausgeglichen werden. Wie dies geht habe ich in meinem Buch Telefonkonferenzen erfolgreich führen beschrieben.

Es nutzt nichts Präsenzmeetings nachzutrauern. Wir müssen lernen mit dem neuen Medium die gleichen Ergebnisse zu erzielen, wie in einem Präsenzmeeting. Dazu muss sich das Kommunikationsverhalten in der Telefonkonferenz und im Webmeeting verändern. Wenn dies gelingt sind hat man gegenüber dem klassischen Präsenzmeeting auch noch einiges gewonnen.

Jedes Thema kann sofort besprochen werden. Nur einige Klicks und alle Teilnehmer sind in einer Telefonkonferenz zusammengeschaltet.

UND

Die Ergebnisse sind sofort elektronisch verfügbar. Denn die Visualisierung erfolgt elektronisch und kann sofort gespeichert und versendet werden.

Vor fünf Jahren hätte ich mir nicht vorstellen können, dass Telefonkonferenzen und Webmeetings mein Arbeitsalltag sind. Heute kann ich mir nicht vorstellen, wie ich das, was ich täglich besprechen muss, mit Präsenzmeetings tun könnte.

Cover Telefonkonferenzen erfolgreich führen

Telefoniersünden mit dem Handy

November 8th, 2012

Handys haben die Welt verändert. Aber auch die Art und Weise wie wir richtig telefonieren. Vieles ist beim Handy anders als beim Festnetzanschluss. Nicht nur das wir immer und überall erreichbar sind und von jedem Ort aus telefonieren: Sei es vom ruhigen Büro bis zu einem belebten Platz. Damit das Telefonat mit dem Handy keine Quälerei für Ihr Gegenüber am anderen Ende der Leitung oder für die Mithörer in Umgebung wird, sollten sie einige Regeln beachten.

Und hier sind die wichtigsten davon:

Schalten Sie die Tastaturtöne aus, wenn Sie nicht alleine sind: Tastaturtöne sind eine Hilfe. Denn so bekommen Sie mit, dass auch jeder Tastendruck vom Telefon registriert wird. Jedoch für die Menschen in ihrer Umgebung ist jedoch nur ein störendes Gepiepse.

Sprechen Sie in angemessener Lautstärke: Wenn sie nicht gerade aus dem eigenen ruhigen Büro telefonieren, dann ist der Geräuschpegel in Ihrer Umgebung in der Regel sehr laut. Das führt dazu, dass auch Sie laut sprechen. Für das Gegenüber am anderen Ende wird das Telefonat dann anstrengend und auch nicht verständlicher.

Machen Sie sich bemerkbar, wenn Sie nicht alles verstehen: Trotz exzellenter Mobilfunknetze ist der Empfang nicht an jedem Ort gleich gut. Störgeräusche und Unterbrechungen gehören beim Telefonieren mit dem Handy dazu. Verständigen Sic sich mit Ihrem Gesprächspartner auf das weitere Vorgehen, wenn Sie merken, dass die Verbindung schlechter wird. Wenn die Verbindung abreißt sollte der Anrufer die Wählen erneut übernehmen.

Telefonieren Sie im Auto nur mit Freisprechanlage: In Deutschland ist das Telefonieren mit dem Handy im Auto verboten, solange der Motor läuft. Deshalb telefonieren Sie nur mit einer Freisprechanlage aus dem Auto. Aber auch dann isst die Unfallgefahr noch groß. Beschränken Sie das telefonieren aus dem Auto auf unvermeidbare Fälle. Wenn Sie jemand anrufen, der mit dem Auto fährt, dann fassen Sie sich kurz oder bieten an, später anzurufen.

Die Webkonferenz: Die große Schwester der Telefonkonferenz

November 5th, 2012

Wikipedia definiert eine Webkonferenz so:

Unter einer Webkonferenz oder einem Online Meeting versteht man über das Internet organisierte und durchgeführte „virtuelle“ Treffen zwischen Teilnehmern, die sich real an ganz unterschiedlichen Orten befinden können. An Stelle des realen Konferenztisches tritt bei einer Webkonferenz der PC-Desktop des Sitzungsmoderators. (Link)

Diese Definition suggeriert, dass eine Webkonferenz ein Präsenzmeeting ersetzen könnte. Dies geht leider nicht. Denn das Wesen des Präsenzmeetings ist, dass die Teilnehmer nicht nur miteinander reden, sondern sich sehen und auch visuell miteinander kommunizieren. Selbst wenn die Teilnehmer eine Webcam nutzen, um Bilder von sich zu übertragen, führt dies nicht dazu, dass die Teilnehmer auch mit Mimik und Gestik kommunizieren können. Ganz abgesehen davon, dass die Bildübertragung nur dann gut funktioniert, wenn der PC über eine schnelle Internetverbindung angeschlossen ist.

Eine Webkonferenz hat viel mehr mit einer Telefonkonferenz zu tun. Sie ergänzt die Telefonkonferenz durch die Möglichkeit, Sachverhalte zu visualisieren, Dinge zu präsentieren und Dokumente gemeinsam zu bearbeiten. Hierin besteht die eigentliche Stärke der Webkonferenz. Damit kann die Qualität der Meetings über Telefon wesentlich gesteigert werden. Damit sind diese Konferenzen sogar Präsenzmeetings überlegen.

Ad hoc kann man auf jedes verfügbare Dokument zugreifen und allen Teilnehmern zeigen. In einem Präsenzmeeting ist dies viel umständlicher. Man muss einen Beamer an den eigenen PC anschließen oder die anderen Teilnehmer um den eigenen kleinen Bildschirm versammeln. Auch ein synchron geschriebenes Protokoll lässt sich gut erstellen. Man schreibt einfach die Ergebnisse mit. Am Ende gibt man dann das Dokument für alle frei und man kann die wichtigsten Punkte am Ende der Konferenz damit nochmal wiederholen.

 

Für eine Webkonferenz braucht der Moderator die Fähigkeit zum Multitasking: Er moderiert die Konferenz, managet dabei die Freischaltung der Dokumente und Zuweisung von Berechtigungen, schreibt mit und muss vielleicht auch noch technische Probleme lösen. Es empfiehlt sich deshalb, diese Arbeit zu teilen. Ein Teilnehmer übernimmt den technischen Part und der Leiter der Konferenz kümmert sich um die Gesprächsführung.

 

Es ist nicht schwer vorauszusagen, dass die herkömmliche Telefonkonferenz bald durch ihre große Schwester die Webkonferenz abgelöst wird. Aber ein Ersatz für ein Präsenzmeeting wird sie aber nie werden.

Was nutzt ein Ratgeber für Telefonkonferenzen

November 2nd, 2012

„Ich leite seit Jahren Meetings ohne Problem. Eine Telefonkonferenz ist doch nichts anderes als ein Meeting mit dem Telefon. Also auch kein Problem.“

Wer so denkt irrt. Telefonkonferenzen sind anderes als ein Präsenzmeeting.

Und dies sind die Unterschiede:

  • Die Teilnehmer kommunizieren nicht mit Mimik und Gestik. Die Zwischentöne hört man nur in der Form der Aussprache und Betonung.

  • Wenn man die Stimmen nicht kennt, hat man keine Chance festzustellen, wer redet.

  • Es gibt keine Möglichkeit wichtige Punkte auf einem Flip Chart festzuhalten.

  • Telefonkonferenzen erfordern eine höhere Konzentration.

Der Leiter und die Teilnehmer müssen sich auf diese Situation einstellen. Dies heißt sie müssen Dinge verlernen, die sich im Präsenzmeeting bewährt haben. Dazu gehört:

  • Mit Blickkontakt kommunizieren.

  • Das Gesagte durch Gestik unterstreichen.
  • Mal schnell etwas auf einem Flip Chart notieren.
  • Eine Frage stellen und in die Runde blicken um auf eine Antwort zu warten.
  • Moderationstechniken mit Karten einsetzen.

  Dagegen sind neue Fähigkeiten gefragt. Und dies sind:

  •   Mit der Stille umgehen können, wenn keiner etwas sagt.
  •   Zuhören können und aus der Betonung die mitschwingende Bedeutung erschließen.
  •   Zusammenfassen und wiederholen, damit wichtige Punkte die nötige Aufmerksamkeit bekommen
  •   Die anderen Teilnehmer mit dem Namen anreden; damit klar wird, wer gemeint ist.

Dies ist nur eine kleine Auswahl der Punkte, auf die es bei einer Telefonkonferenz ankommt. Professionell Telefonkonferenzen zu führen bedeutet, sich bewusst mit diesem Medium auseinander zu setzen. Ratgeber helfen dabei dies zu tun. Dies war für mich der Grund einen Ratgeber für Telefonkonferenzen zu schreiben. Er ist ein Beitrag zur Verbesserung der Gesprächskultur in Telefonkonferenzen.

Cover Telefonkonferenzen erfolgreich führen  Wenn Sie auf das Bild klicken, kommen Sie zum Inhaltsverzeichnis des Buches.

Telefonkonferenzen: Die neue Art der Besprechung

November 1st, 2012

Für viele Menschen gehören inzwischen Telefonkonferenzen zum festen Bestandteil der täglichen Arbeit. Meetings, bei denen sich die Teilnehmer in einem Konferenzraum treffen, werden mehr und mehr durch virtuelle Meetings am Telefon ersetzt. Neben der Telefonkonferenz gibt es immer mehr auch Webmeetings und als weitere Alternative die Videokonferenz. In vielen Fällen die einzige Möglichkeit Mitarbeiter zu einer gemeinsamen Besprechung zusammenzubringen. Insbesondere dann, wenn diese über den ganzen Globus verteilt sind.

Telefonkonferenzen haben die folgenden Vorteile:

  • Sie können vom Arbeitsplatz aus geführt werden

  • man kann sie ad hoc einberufen

  • und sie sind kostengünstig.

Andererseits stehen den Vorteilen auch Nachteile gegenüber:

  • Die Teilnehmer müssen in diesen Konferenzen mit einer hohen Konzentration zuhören

  • Sie sind viel anstrengender als eine Konferenz, bei denen sich die Teilnehmer nicht nur hören sondern auch sehen können.

Mit Telefonkonferenzen werden oft auch nicht die Ergebnisse erzielt, welche sich der Besprechungsleiter oder die Teilnehmer vorstellen. Diese Nachteile haben ihren Grund nicht alleine darin, dass ein neues Medium – das Telefon – benutzt wird, sondern auch daran, dass die Teilnehmer sich nicht oder nur ungenügend in ihrem Verhalten auf dieses Medium einstellen.

Effizient und zielorientiert Telefonkonferenzen zu führen wird immer wichtiger Je besser Sie dies können, desto besser werden Ihre persönlichen Arbeitsergebnisse. Aber auch ein Unternehmen profitiert davon, wenn dessen Mitarbeiter gelernt haben, Telefonkonferenzen professionell zu führen. In diesem Blog erfahren Sie, worauf Sie bei Telekonferenzen achten sollten und und mit welchen Maßnahmen und Regeln die Teilnahme an einer Telefonkonferenz weniger anstrengend wird.